個人情報保護方針

【個人情報保護の理念】

株式会社Shelter(以下、当社)は、コールセンターを事業の核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報(以下「個人情報」という。)は、当社にとって重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。
したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業者への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。

【方針】

1.個人情報の取得、利用及び提供に関して
・適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
・特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
・保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の同意なしに第三者に開示・提供はいたしません。
・取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。
・目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的等の通知及び再同意を得た上で利用いたします。
・個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏えいや第三者への提供を行わない等を契約により義務づけ、委託先に対する適切な管理を実施いたします。

2.法令、国が定める指針その他の規範(以下、「法令等」という。)に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者(以下、「従業者」という)に周知し、遵守いたします。

3.個人情報の安全管理に関して
・個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
・点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
・安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。

4.苦情・相談に関して
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。

5.継続的改善に関して
・当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
・改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。

6.保有個人データの安全管理のために講じた措置
・基本方針は以下のとおりです。
-個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等を遵守します。また質問及び苦情処理の窓口を設置します。
・具体的には以下のような安全管理措置を講じています。
-個人データの取扱いに係る規律の整備...個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
-組織的安全管理措置...整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認しています。また従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
-人的安全管理措置...個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
-物理的安全管理措置...個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体 等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
-技術的安全管理措置...個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。また、個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

制定日 2020年7月1日
改定日 2023年3月31日
株式会社Shelter
代表取締役 松川 梓

個人情報の取り扱いについて

当社は、JISQ15001:2017 要求事項に従い、以下の内容を公表します。

【個人情報の利用目的】

お取引先情報 利用目的 開示区分
個人情報の種別 お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内 開示
お取引先情報 お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等 開示
採用候補者・応募者の方に関する情報 採用選考、連絡 開示
社員情報 人事、総務などの雇用管理 開示
取引先から委託されたデータ コールセンター業務遂行の為 非開示

【開示等の請求等の手続き】

当社がご本人様又はその代理人様から、当社が保有する保有個人データに関して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示等の請求等(以下、“開示等の請求等”という。)にご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

1. 開示等の請求等の申出先
開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。 なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです

2.開示等の請求における提出書面
開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送ください。

3.ご本人様確認
当社は開示等請求者のご本人様確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。

4.代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
(1)代理人様本人であることを確認するための書類(コピー)
運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか1点
※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
(2)委任状(ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。)

5.開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、1回の請求ごとに、500円(税込)の手数料をいただきます。
500円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

6.開示等のご請求等に対する回答方法
請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。

ご不明な点および苦情・相談などがございましたら下記窓口までご連絡下さい。

株式会社Shelter
個人情報問合せ窓口
東京都豊島区南池袋1-19-4幸伸ビル4F
TEL:03-5904-8315(平日11:00 ~ 20:00) FAX:03-5904-8316(24時間受付)
<個人情報に関する責任者>
個人情報保護管理者 代表取締役 松川 梓